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L'extrait KBIS fait partie des documents essentiels à l'évolution d'une entreprise. Il détient une forte valeur juridique et peut servir à diverses fins. Bien que les informations contenues dans cet extrait soient uniques à chaque entreprise, elles sont accessibles au grand public. À cet effet, certaines institutions sont habilitées à fournir dans des délais raisonnables un extrait KBIS à l'issue d'une demande en bonne et due forme.

Qu'est-ce qu'un extrait KBIS ?

homme d'affaires commande kbis

Encore appelé l'extrait K, l'extrait KBIS est un document qui fait office de carte d'identité d'une entreprise. C'est ce document qui atteste juridiquement que la société est immatriculée et peut exercer ses activités de plein droit. Sur un extrait KBIS, vous trouverez entre autres : le nom du greffe dont dépend l'entreprise, la forme juridique de cette dernière, la date de sa création, l'état civil de ses principaux dirigeants, les détails de ses activités et d'autres informations capitales pour la société.

Outre le rôle légal que joue cet extrait, il intervient également lorsque l'entreprise candidate à un appel d'offres publiques. Il est également demandé quand l'entreprise décide d'effectuer des transactions financières sur un compte bancaire, de même que lors de l'achat de matériel professionnel auprès d'un fournisseur. Il est également la preuve de l'immatriculation de votre entreprise au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Cet extrait n'a pas une durée de validité au sens propre du terme, mais les organismes demandeurs exigent qu'il ne date pas de plus de trois mois.

Qui peut se procurer un extrait KBIS ?

L'extrait KBIS est accessible à toute personne (physique ou morale) qui le désire, mais son importance est très variable d'une personne à une autre.

À titre obligatoire

Cet extrait est obligatoire pour toutes les sociétés dont l'activité principale est le commerce. Une personne physique (entreprises, autoentrepreneurs) recevra l'extrait K tandis qu'une personne morale (sociétés SARL, SASU, SAS, EURL) obtiendra l'extrait Kbis. Les artisans aussi obtiennent un document juridique de même type, dénommé extrait D1. Pour prétendre à cet extrait, l'entreprise ou la société qui en fait la demande doit obligatoirement être immatriculée au RCS. Par ailleurs, les artisans sont quant à eux immatriculés au RM (Répertoire des Métiers).

À titre informatif

Certes, l'extrait KBIS est un document légal, mais il n'est pas confidentiel. Cela signifie qu'un simple citoyen peut effectuer la demande d'un extrait KBIS et l'obtenir sans aucun problème. Pour ces personnes, il s'agit le plus souvent de se renseigner sur la légalité d'une entreprise et sur ses activités. Des recherches peuvent aussi être effectuées par d'autres sociétés qui désirent entrer en partenariat ou qui sont en concurrence avec votre entreprise. Les cabinets d'expertise et certaines institutions peuvent également demander l'extrait KBIS d'une entreprise.

Comment s'effectue la demande d'un extrait KBIS ?

Il existe deux principales possibilités pour faire une demande d'extrait KBIS : en ligne ou auprès du greffe du tribunal.

En ligne

Pour les chefs d'entreprise, la demande d'un extrait KBIS s'effectue gratuitement en ligne et cela présente un certain nombre d'avantages. Sur le site dédié à cet effet, il suffit de créer un compte et de se connecter pour obtenir son extrait K ou KBIS en format numérique. Vous avez aussi la possibilité d'opter pour un envoi périodique de l'extrait KBIS. En adoptant cette solution, les dirigeants sont toujours sûrs d'avoir un extrait KBIS à jour en leur possession.

Pour les particuliers qui désirent se renseigner, lademande en ligneest toute aussi rapide. Toutefois, les informations concernant les entreprises domiciliées en Guyane, en Moselle ou en Alsace n'y sont pas disponibles. En outre, cette demande est aussi possible pour les dirigeants d'entreprises qui recherchent des informations sur d'autres sociétés à partir du numéro SIREN de l'entreprise visée. En dehors du SIREN, l'obtention d'un KBIS peut se faire par simple mention du nom, du sigle ou de la dénomination sociale de l'entreprise.

À l'issue d'une demande en ligne concernant une entreprise dont on n'est pas le dirigeant, il est possible de recevoir l'extrait par courrier (document physique) ou en version numérique (mail ou téléchargement).

Auprès du greffe de tribunal

Tout comme les entreprises, les particuliers peuvent également s'adresser au greffe du tribunal pour obtenir un extrait KBIS.

Pour les entreprises

Avant d'obtenir un extrait KBIS auprès du greffe du tribunal, l'entreprise doit obligatoirement s'immatriculer au RCS. C'est la procédure d'immatriculation qui déclenche l'attribution d'un extrait KBIS. Dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables à partir de la date de création de l'entreprise, cette dernière reçoit son extrait KBIS certifié par la poste. Par ailleurs, il est possible d'obtenir un extrait KBIS provisoire si vous êtes dans un besoin urgent.

Dans ce dernier cas de figure, vous devez vous rendre au greffe dans les 24 à 48 heures suivant l'ouverture de votre entreprise avec les informations nécessaires. Vous recevez un KBIS provisoire portant de ce fait un numéro SIREN provisoire. Il existe en outre une procédure qui permet de raccourcir la durée d'obtention de l'extrait KBIS : recourir aux formalistes. Ce sont des prestataires de services qui se sont spécialisés en dépôt de dossiers au greffe. En leur confiant votre dossier, vous êtes absolument certain de recevoir votre extrait bien plus tôt comparativement à la durée normale.

Pour un renouvellement ou une réédition de l'extrait KBIS d'une entreprise, le dirigeant en fait la demande au greffe. Mais attention, tous les greffes ne sont pas habilités à fournir un extrait KBIS à toutes les entreprises. Pour obtenir un extrait KBIS auprès d'un greffe, votre entreprise doit dépendre de ce dernier. Ainsi, pour connaître le greffe auquel appartient une entreprise, vous pouvez effectuer une recherche par région ou par code postal.

Pour les particuliers

Quant aux particuliers, pour obtenir l'extrait K ou KBIS d'une entreprise auprès d'un greffe de tribunal, il est impératif que l'entreprise en question soit directement dépendante de ce greffe. Les extraits sont également disponibles à la chambre commerciale du tribunal d'instance ou de grande instance située en Alsace et en Moselle. Pour ce qui est du retrait de l'extrait, cela s'effectue soit au guichet ou alors par courrier. L'envoi par courrier peut prendre jusqu'à trois jours tandis que le retrait au guichet est presque immédiat.

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