Le KBIS est la preuve de l'existence même d'une entreprise. Il s'agit d'un document très important d'un point de vue légal. Pour faciliter l'accès à ce document, plusieurs moyens sont mis en œuvre tant sur le plan physique que numérique. Au nombre des moyens numériques se retrouve le site Monidenum. Il s'agit d'une passerelle ouverte à tous les chefs d'entreprise pour obtenir rapidement leur extrait KBIS.
Le KBIS est l'unique document officiel certifiant l'existence sur le plan juridique d'une entreprise. Il est souvent demandé aux entreprises lors des partenariats ou des achats professionnels. Il constitue une preuve de l'immatriculation effective de l'entreprise au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). L'extrait KBIS est également accessible à toute personne désireuse d'en savoir plus sur une entreprise donnée. Sur le KBIS, de nombreuses informations vitales de la société sont mentionnées. Il est continuellement mis à jour dès qu'une modification de ces informations survient au sein de l'entreprise.
L'extrait KBIS est un document essentiel que toute entreprise doit posséder. Ce document est obligatoire pour les sociétés qui exercent une activité commerciale. Les auto-entrepreneurs et les artisans sont également tenus de posséder un extrait KBIS encore appelé extrait K ou extrait D1. Cet extrait n'a pas de durée de validité spécialement établie, mais il est recommandé d'en avoir un nouvel exemplaire chaque trimestre.
Le processus d'obtention d'un extrait KBIS commence à partir de l'immatriculation de l'entreprise au RCS. Dans les jours (3 à 7) suivant cette immatriculation, l'entreprise reçoit dans sa boîte postale son extrait KBIS délivré et certifié par le greffe du tribunal de commerce. Les particuliers peuvent aussi s'adresser au greffe du tribunal ou se rendre sur un site spécialisé pour obtenir l'extrait KBIS d'une entreprise.
En cas d'urgence, le chef d'entreprise peut se rendre au greffe du tribunal dont dépend son entreprise pour obtenir son extrait KBIS. Dans ce cas, il s'agit d'un extrait KBIS provisoire obtenu dans les 48 heures après l'immatriculation au RCS.
En dehors de cette procédure, il y a aussi le service des formalistes qui raccourcit fortement la durée d'obtention d'un extrait KBIS. Pour gagner encore plus de temps, le chef d'entreprise peut également se rendre sur le site Monidenum afin d'obtenir son extrait KBIS en quelques clics.
Le site Monidenum est une plateforme destinée aux chefs d'entreprise, mais aussi aux particuliers. Elle se positionne comme un facilitateur dans le cadre de diverses démarches administratives. C'est ainsi qu'elle permet aux dirigeants d'entreprise d'obtenir rapidement et gratuitement leur extrait KBIS en version numérique.
Créée en 2019, cette plateforme a pour objectif de devenir à la longue la clé universelle du chef d'entreprise. Celui-ci pourra l'utiliser pour toutes ses procédures administratives, à partir d'un unique identifiant sans avoir à se déplacer. La plateforme demeure accessible 24 h/24 et 7 j/7. Après l'inscription, l'intéressé est libre de modifier ses informations personnelles ou de supprimer son compte à tout moment.
Pour obtenir un extrait KBIS à partir du site Monidenum, vous devez d'abord être immatriculé au RCS et être le chef de l'entreprise ou tout au moins un mandataire légal. Ensuite, vous devez procéder à la création d'un espace utilisateur sur le site. La création débute par le renseignement de l'adresse e-mail et la saisie d'un mot de passe personnel. Le mot de passe est strictement confidentiel et doit correspondre aux directives du site. Dès l'approbation des données, l'espace utilisateur est ainsi créé et l'étape suivante est l'activation de l'identité numérique.
Cette étape débute en renseignant son numéro de téléphone suivi du téléchargement de la photo d'une de ses pièces d'identité (carte d'identité, passeport, etc.) en cours de validité. Vous renseignez ensuite des détails sur votre/vos entreprise (s). C'est à partir de cette étape qu'une vérification s'effectue pour prouver que vous êtes légalement libre et capable d'utiliser les services du site. Concrètement, le système réalise un rapprochement entre le nom et le (s) entreprise(s) associé(s).
Lorsque la recherche est concluante, une identité numérique est alors attribuée au chef d'entreprise. C'est avec cette identité qu'il est possible d'obtenir l'extrait KBIS. Pour ce faire, il suffit de se rendre dans l'onglet « Kbis et Performances » depuis son espace personnel. À l'aide du bouton « télécharger », vous pouvez récupérer et imprimer votre extrait KBIS.
Cette plateforme est née de la collaboration entre les greffiers des différents tribunaux de commerce dans le souci de faciliter l'accès des entreprises aux informations vitales les concernant. Il est à l'image du site infogreffe, mais avec plus de spécificités. Ce site offre en effet aux chefs d'entreprise un énorme gain de temps et d'énergie dans leurs divers processus administratifs. De plus, en ayant une identité numérique unique, les entreprises et leurs propriétaires sont automatiquement reconnus auprès des sites partenaires.
À partir de cette identité numérique, le chef d'entreprise est en mesure d'obtenir rapidement et gratuitement son extrait KBIS depuis n'importe quel terminal. En plus, s'il détient plusieurs entreprises, il peut tous les regrouper au sein d'une seule et même identité numérique.
Par ailleurs, cette plateforme permet également aux mandataires sociaux des entreprises de gérer efficacement leur mandat. Au même titre que les dirigeants d'entreprise, ils ont aussi un accès gratuit et illimité à l'extrait KBIS de l'entreprise mandatée. Ils peuvent également accéder à tous les services proposés en ligne par le tribunal du commerce.
L'inscription sur Monidenum est gratuite et accessible à toute personne majeure. Cette dernière ne doit pas être sous tutelle ou sur sauvegarde de justice. Les mineurs et majeurs incapables peuvent aussi s'inscrire à condition de recevoir l'autorisation écrite de leurs tuteurs ou représentants légaux.
En revanche, l'obtention du KBIS à partir de ce site n'est possible que pour les chefs d'entreprise et les mandataires légaux reconnus qui créent un espace personnel. Il peut s'agir de personnes morales ou physiques régulièrement immatriculées au RCS, RSAC (Registre des Agents Commerciaux) ou RSEIRL (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
