Demande extrait KBIS
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Extrait KBIS pour freelance

Extrait KBIS pour freelance

Vous avez des connaissances approfondies en informatique, en graphisme, en conseil aux entreprises, en webmarketing etc. Vous aviez envie d'indépendance, de choisir votre lieu de travail, vos horaires, vos missions. Vous avez donc crée votre propre entreprise. Depuis, vous recevez régulièrement des demandes d'extrait KBIS de la part de votre banque, de pôle emploi en cas de cumul allocations chômage-activité indépendante, de vos fournisseurs, de plateformes vous mettant en relation avec des clients etc. Comment demander un KBIS travailleur à son compte ? Que contient le KBIS d'un indépendant ?

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1 - Freelance définition : le statut d'indépendant


Le travailleur en freelance a le choix entre plusieurs statuts. Il peut ainsi exercer dans le cadre d'une entreprise individuelle et dans ce cas opte le plus souvent pour le statut de micro-entrepreneur, le nouveau nom officiel de l'auto-entrepreneur. Mais, il peut également créer une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou une EIRL (Entreprise Interpersonnelle à Responsabilité Limitée). Le freelance a également la possibilité d'opter pour la création d'une société commerciale, comme une Société d'Exercice Libéral à Responsabilité Limitée (SELARL) ou la Société d'Exercice Libéral par Actions Simplifiée (SELAS).

Une fois son statut choisi avec l'aide éventuelle d'un comptable, le freelance doit faire immatriculer son entreprise individuelle ou sa société :

  • auprès de l'URSSAF, s'il exerce une profession libérale à titre individuelle,
  • au Répertoire des Métiers (RM), s'il exerce une activité artisanale,
  • au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), s'il exerce une activité commerciale ou s'il a créé une société commerciale.

Un freelance peut devoir effectuer une double inscription. C'est, par exemple, le cas du photographe auto-entrepreneur étant à la fois photographe d'art (activité libérale) et photographe publicitaire (activité artisanale).

A noter : le freelance souhaitant bénéficier de la protection des salariés peut opter pour le portage salarial.

2 - Freelance : pourquoi transmettre son KBIS

Le KBIS est un document officiel émis par le greffe du tribunal de commerce. Un document équivalent existe pour les freelances libéraux, l'avis de situation SIRENE, et pour les freelances artisans, l'avis de situation D1 (le KBIS de la chambre des métiers).

Le KBIS ou le document équivalent justifie de l'existence légale de l'entreprise individuelle ou de la société. Il porte également à la connaissance des tiers, des informations essentielles, comme :

  • le numéro unique servant d'identifiant, c'est-à-dire le numéro SIREN de 9 chiffres attribué par l'INSEE,
  • la raison sociale, pour un freelance micro-entrepreneur, il s'agit obligatoirement de son prénom et de son nom,
  • l'éventuel nom commercial,
  • l'activité exercée,
  • le statut juridique déterminant l'étendue de la responsabilité du freelance (en principe illimitée pour un micro-entrepreneur),
  • l'adresse du siège social pour savoir à quelle adresse envoyer des courriers officiels et connaitre le tribunal compétent en cas de litige,
  • l'éventuel nom de domaine, c'est-à-dire le site internet officiel du freelance,
  • la présence d'une possible procédure en cours (redressement judiciaire, liquidation judiciaire, plan de sauvegarde).

Toutes ces informations sont vérifiées avant inscription officielle sur le KBIS du commerçant, sur l'avis de situation de l'artisan ou de la profession libérale.

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3 - Commande d'extrait KBIS pour le freelance

L'extrait KBIS du travailleur freelance ou du document équivalent est un document public. Il peut donc être commandé par l'indépendant mais également directement par un tiers. Dans les faits, s'agissant d'une demande payante (sauf pour le libéral), la demande de KBIS passe souvent par le chef d'entreprise. Celui-ci a la possibilité de commander une version numérique de son KBIS sur le site Monidenum. Sur Infogreffe ou auprès du greffe du tribunal de commerce, la demande de KBIS est ouverte à tous et l'envoi peut se faire en version papier. Et, dans les départements alsaciens (Bas-Rhin et Haut-Rhin) ainsi qu'en Moselle, l'extrait KBIS du commerçant ou de la société commerciale est délivré par la chambre de commerce du tribunal judiciaire, car ces départements sont dépourvus de tribunaux de commerce.

L'extrait D1 de l'artisan se commande, quant à lui, en ligne auprès de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Et, pour le freelance libéral, la demande se fait directement sur le site de l'INSEE.

Astuce : pour trouver plus facilement le KBIS de son partenaire commercial, le tiers peut effectuer une recherche par numéro de SIREN, un numéro présent sur tous les documents officiels, comme les factures du freelance.

4 - Durée de validité du KBIS freelance

Le KBIS du travailleur indépendant ou son extrait d'inscription au répertoire métier ou encore son avis de situation ne mentionne aucune date de fin de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un document datant de moins de 3 mois. En effet, les informations mentionnées sur le KBIS évoluent en même temps que l'activité de l'entreprise : déménagement du siège social, augmentation du capital social, cessation d'activité volontaire ou non lorsqu’une liquidation judiciaire est prononcée, adjonction d'une nouvelle activité etc.

A compter de la modification décidée seul dans le cas d'une entreprise individuelle ou en assemblée générale dans le cas d'une société, le freelance a 1 mois pour procéder à une inscription modificative auprès du greffe du tribunal de commerce, auprès de la chambre des métiers ou auprès de l'URSSAF. Pour éviter un rejet du dossier, il est possible de faire appel au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de l'organisme concerné ou à un professionnel. En effet, les organismes vérifient les justificatifs transmis et s'assurent que les éventuelles règles de publicité (parution d'une annonce dans un journal d'annonces légales) ont été respectées.

Astuce : pour vérifier l'authenticité du KBIS remis par le freelance, il est possible de scanner son QR code.
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